Ütőképes megbeszélést tartani nem könnyű. Vagy mégis?

1. Pontosíts előre

A sikeres emberek fokmérője, hogy rendezetten élnek. Ebbe hogyan férhetne bele mindenféle kicsapongás? Tisztázd előre mindenkivel: hol, és mikor találkoztok. Tiszteld partnereidet, hogy ők is be tudják osztani a mindennapjaikat, tudjanak előre tervezni. Ezzel bizalmat ébresztesz bennük.

2. Csak a szükséges embereket hívd meg

Nem mindig van szükség Jópofa Karcsira, meg Dögös Anikóra. Az üzlet az üzlet. Csak azokat hívd meg, akik előrébb tudják vinni az ügyed. Viszont őket mindenképp. Több szem többet lát, minél összetettebb a csapat, annál hatékonyabb. Azonban vigyázz, ha túl sokan vagytok, nem fogod tudni kezelni őket. Hidd el.

3. Küldj vázlatot

Jártál már úgy, hogy éppen sétáltál haza, és akkor ugrottak be olyan dolgok, amelyeket jó lett volna átbeszélni? Egy jó ötlet, mondat, vagy csak egy szó?

Ennek elkerüléséhez segítséget nyújt, ha a meghívóval együtt rövid, tömör vázlatot küldesz, hogy miről is fog szólni a megbeszélés. Esetleges javaslataidat is megfogalmazhatod, így van idejük átgondolni az érintetteknek, vajon mennyire működőképes is az ötleted. Ezzel időt spórolsz meg, és több esélyt adsz arra, hogy rengeteg konstruktív ötlettel állnak elő.

4. Adj felkészülési időt

Ha teheted ne reggel jelentsd be, hogy délután ötletbörze lesz. Az ideális, ha 2-3 napot hagysz a felkészülésre. A kevesebb nem elég, ha többet adsz, valószínűleg halogatni fogják, így végül utolsó éjszaka próbálnak valami látszatot összehozni csak a te kedvedért.

5. Készülj fel te is

Kényelmes a bőrfotel, ugye? Azonban te nem főnök vagy, hanem vezető. Hatalmas különbség. Neked kell a legfelkészültebbnek lenned. Ez azt jelenti, hogy addigra nem csak ki kell szélesíteni a látóköröd a témával kapcsolatosan, de fizikailag is alkalmasnak kell lenned. Ha teheted ne előző éjszaka menjetek megünnepelni egy másik sikeres exitet, vagy hogy a szomszéd nagybátyjának gyereke születik. A megbeszélésekre testileg, lelkileg hangolódj rá.

6. Válassz alkalmas helyszínt

Mivel precíz vezetőként tudod, hányan lesztek, milyen eszközök szükségesek, már eleve úgy szervezd, hogy minden adott legyen. Ha nyolcan vagytok, ne csak öt szék legyen, mert akkor még negyedóra azzal telik, hogy a szemközti tánciskolától kell foteleket cipelni az irodába. Ha kell kivetítő, laptop, táblagép, internet, bármi, akkor előre intézkedj. Nagyon fontos, hogy legyen mindenki számára víz, üdítő, kisebb harapnivalók. A motor is csak akkor működik ha van üzemanyag.

7. Kezdd időben

Az üzleti tárgyalásokon illendő egy rövid - 5-10 perces - kötetlen beszélgetést tartani. A saját cégeden belül nem feltétlen, vagy ha mégis szeretsz jópofizni, akkor erre előre hagyj időt. Hirdesd meg az eseményt 16:00 helyett 15:45-re, és akkor van még idő erre is. Kezdjetek mindenképp a megbeszélt időben, ugyanis fontos, hogy mindenki megszokja - te nem viccelsz.

Ha valaki késik, hát késett. Ne foglalkozz vele. Kérd meg, hogy üljön le csendben és csatlakozzon be a témához. Ne mindenki előtt szégyenítsd meg a leszidással, ha végeztetek hívd félre, és ott tisztázd vele a problémát, lehet, hogy önhibán kívül nem tudott időben megjelenni. Ettől függetlenül meg kell, hogy szokják veled kapcsolatban - körülötted rendszer van.

8. Készíts prioritásokat

Még a megbeszélés előtt jegyezd fel magadnak a megbeszélési ütemtervedbe a fontossági sorrendet. Jelöld be azokat, amelyeket aznap mindenképpen meg kell beszélni, és jelöld azokat is, amelyekre ha nincs idő, elnapolható. Ezzel biztosan minden fontos kérdést meg tudtok tárgyalni.

9. Haladj logika mentén

A fontossági sorrenden túl azonban nem elhanyagolható, hogy a kitűzött célt el is érd az értekezleten. Ehhez azonban át kell látnod, hogy logikailag hogyan építsd fel a napirendet. Például: fölösleges arról vitatkozni, hogy hány rádióban menjen a reklámotok, amíg nem számoltátok ki rá a költségkeretet. A logikus felépítéssel rengeteg időt megspórolhatsz.

10. Maradj a témánál

Számtalan tárgyalást végignéztem már, ahol egyszerűen MINDENRŐL volt szó, csak arról alig, amiről kellett volna beszélni. Ez borzalmas. Ne csináld! Könyörgöm! Persze, néha egy rövid fél perces pihenő kitérő belefér, de ne most kezdjetek el sztorizgatni.

Eleve kerüld is az olyan környezetet, ahol erre esélyt adsz. Nem szabad teljesen feszültnek lenni - oké - de jelenleg másért vagytok ott. Ha van időtök, és igényetek rá, hogy sztorizgatásba kezdjetek, akkor ezt az elején vesd fel, hogy akinek van kedve a dolgok után maradni, arra lesz lehetősége, de ez az időszak a munkáról szól.

11. Dokumentálj mindent

Sikeres megbeszélés. Bumm! Mindent megdumáltatok. Bumm! Másnap délután:

Őőőő, akkor mikor is küldjük ki az emaileket, és ki is intézi? - ismeretlen magyar munkaerő

Rengeteg információ hangzik el, több alternatíva, alopciók, lehetőségek. Ember legyen a talpán aki a hétköznapi ügymeneten felül ezekre is mindre emlékszik anélkül, hogy keverné a tervezetet és a tervet. Ennek elkerülése végett kérj meg mindenkit, hogy jegyzeteljen, majd vessétek össze a végén.

Írd le, milyen ötletek voltak, és azt is, miért vetettétek el, vagy miért alkalmazzátok. Lehet, hogy később is felmerül az ötlet, de akkor rögtön látni fogjátok: "nem fog működni, mert hatályba fog lépni egy törvény jövő márciusban ami majd lehetetlenné teszi az ötlet alkalmazását. - Ja, oké, tényleg."

Minden megbeszélést dokumentálok egy füzetbe, ami mindig velem van, így később, akár egy üzleti megbeszélésen csak előrántom, és mondom az alternatívákat, időpontokat. Nem volt még olyan üzleti tárgyalásom, ahol ne csodálkoztak volna el ezen, vagy ne vették volna a profizmus jelének.

12. Ne húzd sokáig

Tapasztalatom szerint 1-1,5 óránál tovább értelmetlen egy ültő helyben maradni, és fontos kérdésekről tárgyalni. Mindenki elfárad, elunja magát, még a szexet sem lehet élvezni monoton módon másfél óráig, most őszintén! A legjobb, ha másfél óra után berekeszted az értekezleted, vagy ha nagyon muszáj, akkor legalább tarts pihenőt.

A dohányosok addig kimennek cigizni, az értelmesebbek pedig szívnak egy kis friss levegőt. Ha teheted nem durván, de mozogj kicsit. Járkálj fel-alá, vagy mozgasd meg a vállad, masszírozd meg a fejed. Ez felpezsdíti a vérkeringést, és eredményesebbé teszi a szellemi tevékenységet.

13. Oszd ki a feladatokat, határidőket

Ne maradjon semmi a levegőben. Tisztán, korrekten, és egyértelműen add tudtára az érintett személynek mi a feladata, és mennyi idő áll rendelkezésére, hogy megcsinálja. Nincs rosszabb a bizonytalanságnál. Ő is tud tervezni, és átlátja a feladatait, ezáltal mindenki hatékonyabb lesz, és nincs egymásra mutogatás.

+1. Összegezzétek miben maradtatok

Mielőtt berekeszted az ülést, pár percet szánj rá, hogy ismét átveszitek nagyon-nagyon röviden, hogy miben is maradtatok. Itt már elég a végeredményt felsorolni, az érintett neveket, határidőket, feladatokat. Fontos, hogy mégegyszer hallják rendszerezve az eredményét az ülésnek, ezáltal komplex képet kapva az eseményről.